オンライン学会で、事務局の負担を軽減しながら スムーズな開催が実現できる運営システムとは

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新型コロナウィルス(COVID-19)が感染を広げている中、人々には手洗い・マスク着用・3密を避けるという基本防止策に加えて、外出自粛が強く求められています。企業では、多くの社員をテレワークに移行させ、大学等でも学生が自宅で受講するオンライン授業が一般化してきています。多くの人が集まる学会や国際会議もオンライン開催へと変化しつつあり、運営事務局にも新たな負担が課せられてきています。

このような状況の中で、ブランドコンセプトでは従来のシステムをさらにバージョンアップ。事務局の負担を軽減しながら、スムーズな学会開催が実現できる「学術会議・国際会議 クラウド運営システム AWARD」を開発いたしました。

加速する学会のオンライン化、そのメリットは


新型コロナウイルスの収束が見通せない中で、多人数が集まる会合やイベントの開催は、依然として厳しい環境にあります。
「NIKKEI STYLE」の記事によれば、当初は、多くの研究者が集まる学会や研究会の一部も中止や延期に追い込まれていましたが、研究成果の貴重な発表の機会である学会・国際会議を何とか開催できないかという想いから、オンライン学会の開催が始まり、今日ではその動きが大きく広がっている様子が分かります。

試行錯誤の中で行われた学会で、メリットと課題も見えてきています。オンライン学会のメリットとしては
・3密を避けることができる
・時間や移動距離の制約がなくなるので、より参加しやすくなる
・論文や録画講演、ポスターセッションをいつでも見ることができる
・それらの情報がネット上で一覧表示されているので探しやすい
という利点があります。

オンライン学会の課題も浮き彫りに


一方で、オンラインで開催される学会の課題も見えてきました。
先程の「NIKKEI STYLE」の記事では、オンラインで海外の研究者らと意見を交換できる便利さを感じている一方、「研究対象の中国に出張できないのはつらい」との東京大学・丸川知雄教授のコメントが紹介されていました。
丸川教授は「地域研究を専門とする研究者にとって、現地の空気を肌で感じる機会は極めて重要だ」とお話されていました。
記事では、オンライン学会の開催にあたっては、通信技術の向上で改善できる問題と、そうではない問題を切り分けながら、研究の質を高める努力が求められていると述べられていました。

オンラインとリアルのハイブリッド開催が好評


3密を避けながら開催できるオンライン学会。参加者は多くのメリットを感じながらも、リアルな交流も欲しかったという声も聞こえてきます。
学会に参加するメリットのひとつに、同じ分野の研究者と交流して人脈を広げることができるということがあります。また、オンラインではいわゆるロビートークと言われるオフィシャルではない話し合いが出来ないのが残念だったとの声も上がっています。

こうした声を受けて、学会・国際会議をオンラインとリアルの両方で行うハイブリッド開催の動きが広がっています。ハイブリッド開催では、参加者の都合と考えに基づいて、会場での参加かオンラインでの参加かのどちらかを選ぶことができます。

ハイブリッド開催では、学会事務局の負担が一段と増加


学会を開催するためには、これまでも事務局に大きな負担がかかっていました。
予算の立案からはじまって、開催会場の選定、スケジュールの確定、会員や関係機関への告知、論文の募集、プログラムの作成など、一連の作業が必要となります。

これが、オンライン学会の開催となると、使用する通信システムの選定、通信環境の確認、登壇者の論文などのデータ管理、マニュアルの作成や入念なリハーサルなど、事務局の仕事量が一段と増加してきます。

そして、ハイブリッド開催では、さらに煩雑な作業が必要となってきます。
参加者については、会場参加なのかオンライン参加なのかを区分して管理していかなければなりません。学会開催当日には、リアル会場での参加証の発行とオンライン参加者の認証というダブルの業務が発生してきます。
もちろんリアル会場では、万全な感染症予防対策が求められます。

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事務局の負担軽減とスムーズなハイブリッド開催で人気の『AWARD』


学会のハイブリッド開催が増加していく中で、これまで見てきたような事務局の負担を軽減し、
スムーズで柔軟なハイブリッド開催をサポートする学会運営システムとして、ブランドコンセプトの『AWARD』が好評をいただいています。

『AWARD』は、もともと学会の事務局作業をサポートするという目的で、2013年にカットオーバーされたシステムで、長年にわたってノウハウを蓄積してきています。
その後、毎年アップグレードを重ね、2021年1月のシステムバージョンアップにより、「アワードオンライン開催」と「現地でのリアル開催」のサービスを同一のシステムで統合した「学会・国際会議ハイブリッド開催システム AWARD」へと進化しました。
このシステムにより、事務局の作業を軽減しながらスムーズなハイブリッド開催が可能となりました。

「学術会議・国際会議 クラウド運営システム AWARD」では、学会オンライン開催のスタンダードとなっているZoomと連携。さらに、ビデオ会議システムとの連携、参加登録、論文投稿、会場でのバーコード受付など、ハイブリッド開催に必要なすべてをワンストップでサポートしているクラウドシステムです。

『AWARD』の学会管理者向けの主な機能をご紹介します


・管理画面から、オンライン学会参加登録者の管理・論文の確認が行えます
・オンライン学会への参加者一覧名簿を閲覧できます
・参加者の投稿論文を管理者ページから閲覧することが可能です
・招待講演者の登録にも対応。参加費の有無を選択できるので特別な手続きは不要です
・会期当日、参加登録者に事前発行されたバーコードの提示で受付が完了します
・当日、受付にスタッフがいなくても参加者がセルフで参加証の発行を行えます


ハイブリッドの学会開催を検討されている事務局の方には、まずは、ブランドコンセプトのWebサイトから「カンタン15分デモ」へのお申し込みをお勧めします。

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