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多くの学会に導入されているオンライン学会運用システム『AWARD』は、事務局業務をサポートするという目的で2013年から始まり、毎年アップグレードを重ねてきました。2020年3月に従来の事務局機能にオンライン会議機能を新たに付け加えた、業界内でもノウハウの蓄積を持つシステムです。

―2013年、現在のAWARDの前身となる学会運用システムは、どのようなニーズに応えたものだったのですか？

学会を開催するにあたっての膨大な事務作業のサポートです。例えば、学会の参加者登録、参加費の決済、登壇者の論文などのデータ管理、プログラムの作成など、これまではエクセルなどを使って手作業で取りまとめていたものを、システム上で一括管理したいというニーズに応えたのが、オンライン学会『AWARD』の前身です。システム化することで、事務局側の時間とコストの削減を目指しました。

当時はオンラインで学会を開催したいというニーズはなく、これまでアナログで開催してきた歴史が長かったので、ITシステムを取り入れることに抵抗がある方も少なくはありませんでした。現場の声を取り入れつつ、年月をかけて「より使いやすいシステム」へとアップグレードさせていきました。

―使いづらいシステムを使うと、逆に時間とコストがかかってしまいますし、現場のストレスも溜まります。そういった「システムの使いやすさ」は重要ですね。

そうですね。『AWARD』を運営する株式会社ブランドコンセプトでは、こうしたシステム開発のほか、学会・国際会議の告知サイトや、企業サイトやECサイトなどのデザインも請け負っています。システム画面の見やすさ、使いやすさは、ホームページのユーザビリティにも通じるところがあります。

使う人が画面を見て「どこに何があるのか」が一目でわかること、すぐに使い方を覚えられることも『AWARD』の特徴です。実際に、「『AWARD』は使い方がわかりやすい」「慣れるまでのストレスが少ない」と好評の声をいただいています。

―「オンライン学会を初めて開催する」人にとっても、非常に始めやすいツールだと言えそうですね。

まずは、『AWARD』の使い方を15分間のビデオ会議でわかりやすくご説明させていただきます。「カンタンデモ予約」というページからご希望の日時を選択し、お名前と連絡先メールアドレスを入力いただければ、ご予約完了です。

『AWARD』は、オンラインデモから、サービス説明、オプションの選択からお申し込みまで、オンライン画面上で全てのやり取りを完結させることができるので、打ち合わせや移動時間を短縮できます。ビデオ通話以外でのデモンストレーションやサービス説明をご希望の方は、予約画面の「ご連絡事項」からその旨をお伝えください。

『AWARD』では、参加者100〜1000人の規模な学会・国際会議から、5000人程度の大規模なものまで、開催規模に合わせたオプションの取捨選択も可能です。幅広いニーズに合わせたシステムとなっていますので、まずは15分間のデモンストレーションから、お気軽に体験してみてください。

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