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一つの学会や国際会議を開催するコストのうち、最も大きな割合を占めるのが「会場費」と「事務局人件費」でした。これらは、オンライン学会システムを導入することで大幅に削減されると言われています。そして、なんとオンライン学会運用システム『AWARD』では、開催コストを従来の1/5以下にしていくことを目的としているそうです。

―従来の学会・国際会議のコストは、一般的にどのくらいなのでしょうか？

規模によりますが1000万円単位、安くても500〜600万円は下らない場合が多いかと思います。

会場費のみに焦点を当てると、500人規模の場合、100人の会場を5会場×3日間程度借りることになり、これが1000人単位の規模になると50会場×3日間という計算になります。従来は会場費だけでも平均300〜400万円がかかっていました。

500人程度の規模になると、限られた予算の中で行われることが多い為「コスト削減」は最も重視しているポイントです。

―リアルな会場をオンライン会場に移行させることで、費用はどのくらい抑えられるのでしょうか？

『AWARD』は、開催規模によって変わる部分もありますが、オンライン開催でのシステム費用は平均50万円ほどに抑えられています。

―かつて300〜400万円もかかっていた会場費が、50万円まで削減できるのですね！

参加受付や参加費の決済、論文管理といった「事務局」の役割を担うシステムも含め、学会・国際会議全体のコストは格段に抑えられます。細かなところだと、資料や論文、プログラムなどもオンライン上で確認できるので、印刷の手間と費用も抑えられますね。

また、ITシステムにはLINE（ライン）のように無料で始められるものが多々あります。現在はまだ一つも存在していない、無料からスタートすることができるオンライン学会システムを、ゆくゆくは『AWARD』で実現させていく未来も見据えています。それにより研究室等の最小単位でも主催できるシステムを提供し、科学の発展に寄与できる事を目指しています。

―オンライン学会のメリットは、事務局側だけでなく参加者側にもありそうです。また、オンラインだからこそのデメリットはあるのでしょうか？

参加者の一番のメリットは、時間と距離の制約がなくなるので参加しやすくなることです。移動時間や費用、宿泊費なども抑えられますし、論文やポスター発表、録画講演など、時間に制限のないものは自分の好きな時に見ることができます。

オンラインのコミュニケーションは、表情や声のやり取りはビデオ通話、雑談はチャット機能、意見の収集にはアンケート機能などを使って、よりリアルに近いやりとりが可能になっています。ただ、同じ空間にいなければ味わうことのできない臨場感、登壇者の緊張感、演説の凄みなどを感じることは難しいです。休憩時間に偶然顔を合わせた先生たちが、異なる専門分野の情報交換に花を咲かせてネットワークを広げる、といった学会の風物詩も少なくなります。そうしたリアルな空気感が薄まってしまうのが、オンライン開催のデメリットだと言えます。

会場で開催することの良さ、オンライン開催の良さをうまく組み合わせていくことが、これからの学会・国際会議の発展に繋がっていくのかもしれません。

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