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前回のレポートではオンライン学会のメリットとデメリットをご紹介致しました。 今回は例として、ZOOMを使用したオンライン学会の進め方をご紹介したいと思います。

ZOOMを使用したオンライン学会の進め方

1. 学会の規模（参加人数）の決定し、利用プランを選択

オンライン学会は完全にバーチャル上なので、キャパシティなどの制約を受けずに集客や参加が可能ですが、学会に参加する人数はあらかじめ把握しておかねばなりません。
理由は、ZOOMの利用プランは4種類に分かれていて、各プランでビデオ会議に参加できる人数が違うからです。
例えば、オンライン学会の運営が100名の参加が可能な「Proプラン」を契約しているにも関わらず、参加人数がそれを超える人数になってしまったら学会に参加できない人が出てきてしまいますよね。
学会の運営はオンライン学会に参加する人数を踏まえた上でZOOMの該当するプランを購入する必要があります。

また、ZOOMは利用プランによってビデオ会議時間の制限やクラウド機能の制限があります。
各プランを見比べ、自分たちの要件に合ったものを選びましょう。

2. ビデオ会議の準備

オンライン学会を円滑に進めるために事前準備が必要です。
実際の学会と同じようにタイムスケジュールを決めておき、論文等の資料を事前にアップロードして共有しておくなどしましょう。

また、ビデオ会議ではウェブカメラ・マイク・スピーカーやヘッドセットなどの機器が必要です。
参加する場合は事前に購入し、準備しておきましょう。
ウェブカメラはなくてもビデオ会議は可能ですが、表情やリアクションで読み取れる情報も多く、コミュニケーションをしやすくなるので使用をおすすめします。
また、オーディオ機器が認識されなかったり、繋げるだけではなくオーディオの設定が必要になる場合もありますので、マイクテスト・スピーカーテストは必ず行いましょう。

3. リハーサルを行う

いざテレビ会議を始めると、普段顔を突き合わせての話し合いとの違いがありうまく進行しない可能性が高いです。
本番のオンライン学会で間延びした進行をしないためにリハーサルをしておくことをおすすめします。
その際、タイムスケジュールは問題ないか、オーディオの不具合はないか等確認しておきましょう。

本番のオンライン学会の注意点

リハーサルまで円滑に進んでいても、本番になると参加者が増えるためタイムスケジュール通りにいかないこともあると思います。
オンライン学会を進める際は、例えば各タイムスケジュールの間に5分～10分ほどの準備時間を設けるなどして、ゆとりもった進行をできるよう工夫しましょう。

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