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学会・国際会議のハイブリッド開催での費用捻出問題を解決。

コロナ禍での学会開催はリアル会場開催は行えずオンラインでの開催が中心となりました。コロナ感染状況を見ながら2022年よりリアル会場開催も少しずつ行われる様になってきていますが、全面的的なリアル会場開催には踏み切れない状況が続いています。そこでリアル会場開催とオンライン開催併用のハイブリッド開催の試み、準備が活発になっていますが、課題は費用の捻出です。会場費用・システム費用・配信費用が必要になり、今までのリアル会場開催での費用と比べ多くなってしまうことでハイブリッド開催を諦めざるを得えないケースが少なくない様です。企業スポンサーを募り、費用捻出問題を解決するハイブリッド開催での費用確保の課題を解決するために「AWARD(アワード)スポンサーパッケージ版」が2022年6月よりサービス開始されました。

コロナ禍での学会開催はリアル会場開催は行えずZoomを利用してのオンライン開催が中心となりました。コロナ感染状況を見ながら2022年よりリアル会場開催も少しずつ行われる様になってきていますが、まだ全面的なリアル会場開催には踏み切れない状況が続いています。また、海外からの参加者や発表者の招集も難しい状況が続きそうです。 そこでリアル会場開催とオンライン開催とを併用する学会ハイブリッド開催での試み、準備が活発になっていますが、費用の捻出が課題になっています。学会ハイブリッド開催を行うためには、会場費用・システム費用・配信費用の大きく３つの費用が発生します。

①会場費用はリアル会場開催では以前より発生していた費用です。
②システム費用は、会議事務局の業務の効率化を図るための学会開催システムです。システムを使用せずメールや、エクセルで管理し学会運営を行えますが、中・大規模の参加人数の会議では、業務が煩雑になる為、演題登録、参加登録業務を学会開催システムを利用します。オンライン開催、ハイブリッド開催ではWEB上にオンライン会場を設けます。参加登録者のみオンライン会場にアクセス可能とするオンライン開催に対応した学会開催システムを利用するケースが一般的です。
③配信費用。ハイブリッド開催では、加えてWEB上に会場映像をカメラで撮影し配信する為の、配信費用が発生します。ハイブリッド開催では、撮影したリアル会場映像をZoom等のWEB会議システムに送り、オンライン会場へ配信します。また、オンラインからの発表者の際は、リアル会場でオンライン会場の映像を見れる様にする必要があります。それらの設備と費用が発生します。

その為、コロナ以前のリアル会場開催時での費用と比べ多くなってしまい、費用捻出ができずハイブリッド開催を諦めざるを得えないケースが少なくありません。 ハイブリッド開催での費用確保の課題を解決するために「AWARD(アワード)スポンサーパッケージ版」がリリースされました。

コロナ以前のリアル会場開催でも企業出展ブースとして企業サポートは行われていた点をヒントに

「AWARD(アワード)スポンサーパッケージ版」の大きな特徴は企業スポンサー募集を容易に行える点です。企業スポンサーは今までも大会ホームページでのバナーやリアル会場での配布物への掲載で大会支援を行なっていました。「AWARD(アワード)スポンサーパッケージ版」は今までのスポンサーでの露出度とは異なり、リアル会場、オンライン会場で両方で行える露出が増えることで広報活動として効果を発揮する為、企業へのご提案が容易になります。

スポンサー費用により、ハイブリッド開催に必要なコストを捻出

事務局はスポンサー費用を任意に設定しスポンサー募集を行えます。 大会スポンサーとは別に今まで同様バナースポンサーも募集可能です。

企業は大会スポンサーになることで、学会開催システム上にロゴマークが掲載されます。 これらのロゴマークは演題登録・参加登録、並びに会期中は常に参加者、発表者が目にします。

オンライン会場には大会スポンサー企業のブースが設けられ、動画掲載、資料掲載、商談予約が行えます。

また、リアル会場では会場バッジにロゴを掲載することができます。

1社または数社から企業スポンサーを募り、スポンサー費用により、ハイブリッド開催に必要なコストを捻出することが可能になります。

システム利用料はパッケージ価格40万円

学会開催において特に負荷の掛かる演題登録・プログラム作成・参加登録の３機能に加え、QRコード受付や領収書印刷等の便利機能を踏まえた学会ハイブリッド開催システム「AWARD」はパッケージ価格30万円（税別）に加え、企業スポンサーのオンラインブース等の企業広報活動を提供可能とした「AWARD(アワード)スポンサーパッケージ版」はパッケージ価格45万円（税別）でサービスを開始いたしました。只今サービスリリースキャンペーン中につき2022年8月までのご契約は40万円（税別）でご利用頂けます。

参加者・発表者メリット

ハイブリッド開催により、会場への参加が難しい場合のオンライン参加の選択肢が増えます。 コロナ禍での海外からの参加者が難しい場合ですが招集可能になります。 発表者も同様、現地に赴くことなくオンラインでの発表はメリットになります。 招待講演や基調講演の依頼もオンライン発表の選択肢を増やすことで拡がります。

スポンサーメリット

ホームページへのバナー掲載、配布物への広告掲載、リアル会場でのブース設置に追加し、ご提案することが出来ます。バナー等では企業サイトへの誘導のみでしたが、オンライン会場に発表会場とは別に企業会場を設け、製品紹介、ダウンロード資料掲載、動画掲載、オンライン商談予約を行えます。企業会場には「いいね」ボタンがあり、参加者からのリアクションも受けることができます。企業会場ページへの参加者のアクセス集計も行える様になっており、マーケティング活動に利用頂けます。企業ブースのへの掲載情報は専用フォームが用意されており、データ収集も容易に行えます。 リアル会場では、会場バッジへのロゴ掲載も可能で高い露出を行えます。

配信費用捻出の課題を自前配信により解決するサポート動画をYoutubeで配信

会場配信を配信業社に依頼すると１会場辺り20万円前後が現在の相場となっており、複数会場数の場合は会場数分だけ乗算され、1日でも100万円軽く超えてしまう見積りになってしまいます。ここでのコスト削減方法として、「アワード」では主催者側で配信を行う自前配信を提案し、機材選定方法、接続方法と、実際の運用方法のサポート動画を複数用意しています。これによりプロ用機材で高画質配信を１会場予算3万円で行う事が可能になります。サポート動画はYoutubeで視聴でき、約1万回の視聴をされています。

専門コンサルタントによるZoomでの無料個別説明を行なっております。専用サイトからご希望の日時をお選び頂けます。まずは無料カンタン15分をお申し込みください。
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